Kaip sutramdyti užgriozdintą biurą

Svarbu, kad jūs visi suprastumėte, jog organizavimas yra procesas ir jis niekada nėra „padarytas“. Galite sukurti dabar jums tinkančią sistemą, tačiau galiu jums garantuoti, kad norint tęsti darbą, sistema turės būti periodiškai koreguojama.

Be to, labai svarbu kalbėtis tarpusavyje ir susitarti, kaip turėtų atrodyti biuras - jūsų apibrėžimas organizuotu neabejotinai skiriasi nuo jo apibrėžimo. Taip pat sukurkite „pareigybių aprašymus“ - įsipareigokite vienas kitam, kaip sieksite, kad įstaiga būtų tvarkinga. „Aš paduosiu jums bylą, jei viską, kas reikalinga, sudėsite į vieną vietą“, „Aš išlaikysiu šią sritį aiškią, jei ta sritis bus aiški“

Nors jūs nepakankamai gerai suprantate jo darbą organizuodami jo technologinius kūrinius ir dalis, galite sukurti jo knygų ir dokumentų pildymo sistemą. Priklausomai nuo jo turimų knygų skaičiaus, viena galimybė yra spalvinti kodą knygoms ir knygų lentynoms.

Suklasifikuokite knygas pagal temas ir priskirkite kategorijai spalvą. Pirkite mažus spalvotus taškus bet kurioje biuro reikmenų parduotuvėje, uždėkite tašką ant knygos nugarėlės ir uždėkite tos pačios spalvos tašką ant atitinkamos knygų spintos lentynos. Tada tereikia suderinti spalvas, kad knygos būtų tinkamoje lentynoje. Pvz., Visose XXX knygose būtų mėlynas taškas ir jos būtų ant mėlynos knygų spintos lentynos.

Naudodamiesi šia sistema ne tik palengvinsite šiuo metu turimas knygas, bet ir nurodysite, kur sudėti naujas knygas, kurias jis perka. Būtinai sukurkite ir paskelbkite legendą, kad žinotumėte, kuri spalva lygi kokiai kategorijai, ir jums to nereikėtų atsiminti.

Savo biuro dokumentus pradėkite nuo dviejų paprastų kategorijų: „Veiksmas“ ir „Nuoroda“. Sukurkite užpildytinos informacijos sritį: dėklas, šiukšliadėžė, dėžutė, dėžutės dangtis, krepšelis ir kt. todėl jis gali įmesti į tą konteinerį tuos dokumentus, kuriuos reikia sudėti, ir jūs galite juos pateikti jam. Turbūt pradžioje turėsite dirbti kartu, norėdami sukurti informacinius failus, ypač jei nesuprantate jo darbo. Pradėkite nuo didelių kategorijų kaip failų pavadinimai, tačiau atsiribokite nuo Įvairūs, Nuorodos ir kt.

Taip pat nepamirškite sukurti kategorijų pagal tai, kaip informacija bus naudojama, o ne iš kur ji atsirado. Failų pavadinimai, tokie kaip „El. Paštas“, „Svetainės“ ir „Straipsniai“, yra nenaudingi; jie nepasako jums, kas yra byloje, jie tik nurodo, iš kur kilo informacija. Jo veiksmų failai turėtų būti laikomi arti jo, kad jie būtų lengvai prieinami jam dirbant.

Jei jo stalviršyje nėra stalčių, į kurį jis galėtų sudėti failus, nusipirkite mažą spintelę jis gali būti arti savo stalo arba gauti jam stalinių kompiuterių rūšiuotę, kad jis galėtų laikyti dabartinius failus ant savo stalo. Jei jo projektai nesinaudoja failais, galite pasižvalgyti į literatūros rūšiatorių, kuris yra „kubinių“ serija, kuriame jis gali patogiai ir tvarkingai saugoti savo projektus. Jie būna įvairių dydžių ir lengvai randami biuro reikmenų parduotuvėse ir kataloguose.

Atnaujinta 2009 m. Birželio 18 d