Naršymas po popieriaus jūrą

„Aš turiu susitvarkyti su daugybe įvairių šaltinių - mano studentų, mano vaikų mokyklinių dokumentų, laiškų, kurie gali būti svarbūs arba nesvarbūs, ir tiesiog su kaupu. Mane verkti verčia vien galvoti, kaip atrodo, ar šie popieriaus lapai kontroliuoja mano gyvenimą. Ką aš galiu padaryti? “- VMT, Merilandas

Jūs esate atsakingi už popierių, jis nėra atsakingas už jus. Jūs turite visą valdymą ir galią; popieriaus nėra, išskyrus tai, ką jūs jam suteikiate. Kai tai tikrai suprantate, tampa lengviau tvarkyti visą popierių, kuris ateina į jūsų gyvenimą.

Pirmasis žingsnis yra rūšiuoti dokumentus ir pamatyti, ką turite. Suskirstykite savo dokumentus į kategorijas ir sukurkite vietą, kur sudėti kiekvieno tipo popierius. Eikite į paštą kiekvieną dieną ir būtinai laikykite rankoje didelę šiukšlių dėžę ar šiukšliadėžę - nebijokite užsisakyti. Šiukšliadėžė yra viena iš labiausiai neišnaudotų organizacinių priemonių, kurias turime.

Parašykite į pašto paslaugų teikimo tarnybą, nenaudodami tiesioginės rinkodaros asociacijos, P.O. Box 9008, Farmingdale, NY 11735-9008, kad jūsų vardas būtų pašalintas iš nepageidaujamų laiškų sąrašų.

Būtinai įtraukite visus savo vardo rašybos variantus ir parašykite jiems bent kartą per metus. Tai nevisiškai pašalins nepageidaujamą paštą, tačiau sumažins jį maždaug 40%.

Skambinkite telefonu 1.888.5.OPT.OUT, kad jūsų vardas būtų pašalintas iš kreditinės kortelės pasiūlymų sąrašų. Jei norite pasirinktinai pašalinti katalogus iš savo pašto, tiesiog iškirpkite arba nuplėškite adresų etiketę katalogą, nubrėžkite liniją per savo adresą, parašykite „Prašau pašalinti mane iš savo adresų sąrašo“ ir nusiųskite el. paštu bendrovė. Jie mielai pašalins jūsų vardą iš savo sąrašo.

Sekti savo vaikų dokumentus gali būti taip paprasta, kaip kiekvienam vaikui padovanoti savo IN krepšį ar dėklą. Kadangi dokumentai kasdien gaunami iš mokyklos, vaikas (priklausomai nuo amžiaus) yra atsakingas už popieriaus įmetimą į savo krepšį. Mano klientė prie savo krepšelių pridėjo dukrų nuotraukas, o ne naudojo jų vardus, kad nustatytų, kuriam krepšeliui priklauso vaikas. Turėdami atskirus krepšius ar dėklus, vaikų dokumentai nesusimaišo su kitais namie esančiais popieriais.

Mano prielaida yra, kad jūs turite savo studentų dokumentus, kuriuose reikalaujama jūsų veiksmų - skaityti ar vertinti, ar peržiūrėti. Sukurkite veiksmų sritį šalia to, kur atliksite tą veiksmą. Pvz., Jei dirbate su savo studentų dokumentais prie stalo, sukurkite Veiksmų dėklą ant stalo ar šalia jo, kad atsisėdę atliktumėte tą veiksmą, visi reikalingi dokumentai būtų vienoje vietoje. Taip pat svarbu sukurti savo veiklos dokumentų lauką, kad galėtumėte iš pirmo žvilgsnio žinoti, kuriems dar reikia veiksmo, o kuriems ne.

Jei paprastai imatės veiksmų dėl savo studentų dokumentų virtuvėje arba žiūrite į juos vakare gyvenamajame kambaryje, kai žiūrite televizorių, tada sukurkite tą „Action and Out“ zoną virtuvėje ar gyvendami kambarys. Viena iš mano klientų vakarais peržiūrėjo jos paštą gyvenamajame kambaryje, todėl mes jai sukūrėme dėžutę. Dėžutėje buvo viskas, ko jai reikėjo el. Laiškams tvarkyti, įskaitant aplankus, taigi, eidama per savo paštą, ji tiesiog įmesdavo kiekvieną gabalą į atitinkamą aplanką. Baigusi ji tiesiogine prasme tiesiog uždėjo dangtį ant dėžutės ir padėjo dėžę ant grindų šalia savo kėdės. Net jei ji kelias dienas neidavo pro dėžę, viskas ten laukė, kai ji prieis prie jos. Galite lengvai sukurti ką nors panašaus, naudodamiesi mokinių darbalaukiais - turėkite viską, ko jums reikia apdorokite popierius, naudodamiesi rašikliais, žymekliais, trintukais, lipdukais, klijais, juostele, kabėmis, kabėmis valiklis ir kt.

Jei sukursite šią sritį prie savo stalo, šie daiktai pateks į stalčių; jei sukuriate šią zoną gyvenamajame kambaryje, tada taip pat galite naudoti dėžutę.

Visada bus laiškų, kurių negalėsite iš karto suskirstyti į kategorijas ar priimti sprendimo, todėl gerai, kad yra sritis ar aplankas tiems dokumentams, prie kurių turite grįžti. Svarbiausia yra kiekvieną savaitę peržiūrėti tą sritį ar aplanką ir jį išvalyti - apsispręskite dėl tų elementų, kuriuos galite.

Kadangi greitai kaupiasi dokumentai, labai svarbu išlikti ant gaunamų dokumentų. Suplanuokite laiką, per kurį kiekvieną dieną ar vakare reikia peržiūrėti jūsų el. Paštą ir gaunamus dokumentus, kad jis nesusikauptų tapkite didžiuliu krūvu - kiekvieną dieną lengviau dirbti su maža krūva nei po vieną didžiulę krūvą kas keletą savaites. Tai daug mažiau užtrunka ir atima mažiau laiko jūsų dienai.

Atnaujinta 2009 m. Spalio 16 d