Gerbiami organizaciniai treneriai: Kaip aš galiu išlikti ant visų šių polių?

Q: „Koks yra geriausias būdas tvarkyti dokumentus ir vekselius?“ —Bostono mama

Q: „Mums reikia visų rūšių popieriaus tvarkymo ir perdirbimo strategijų. Vekseliai, labdaros prašymai, draudimo dokumentai, finansiniai dokumentai... “ —Margo

Q: Kiekvieną savaitę ant mano virtuvės stalo kaupiasi krūva popieriaus ir kitų maždaug šešių colių aukščio daiktų. Aš esu užimta keturių mama su dviem šunimis, esu baigusi mokyklą ir vieną dieną per savaitę moku popamokinės programos. Aš turiu du vaikus (9 ir 13), sergančius ADHD, ir neseniai buvau diagnozuotas sau. Aš darau tiek daug dalykų, pavyzdžiui, rūšiuoju paštą į šiukšliadėžę, iškart moku sąskaitas, taisau ir atiduodu daiktus. Aš tvarkau kulkos žurnalą, kuris yra nuostabi priemonė organizuoti man ir visos šeimos tvarkaraščius. Taigi apie šią krūvą... Jei aš jos neatgausiu iki savaitės pabaigos, ji persikelia į svetainės grindis ir iš ten, jei ne atiduodama, paprastai suvyniojama į maišą, kurį kažkur nuneša, kai ateina kompanija. Mes esame šeši žmonės, gyvenantys 1600 kv. pėdų namas sutvarkytas, bet pilnas. Aš išbandžiau rūšiuotojus, folijus, dėžutes, krepšius - nė vienas iš jų nepadėjo sutramdyti krūvos. Baisu, kai reikia ką nors surasti ir nežinoti, kur jis yra. Turi būti geresnis būdas. “

—Blylytė

Q: „Man reikia gerų sistemų tvarkant (1) dokumentų tvarkymą (2) darbų sąrašus ir (3) dienos ir savaitės tvarkaraštį sau ir savo vaikams“. —SDTwinMom

---

Sveiki, Bostono mama, Margo, Bklynebeth ir SDTwinMom:

Ach, bijojo popierizmo. Tai tiesiog nenustoja kauptis, tiesa? Jaučiasi, kad gelbėjimosi liemenės reikia tik tam, kad nenukristum. Laikykis! Aš čia tave gelbėti.

Svarbiausia, kad liktumėte ant popieriaus, yra sukurti lengvas ir efektyvias sistemas, veikiančias smegenis, turinčias dėmesio stokos sutrikimą (ADHD arba ADD). Kaip jūs žinote, kas veikia? Pradėkite užduodami sau šiuos klausimus:

• Ar aš esu bylinėtojas, ar pilotas?
• Revealer ar concealer?
• Ar turiu pamatyti dalykus, kad atsimenu, kad jie egzistuoja?
• Ar man patinka daiktai, kurių spalva pažymėta?
• Kur yra pakankamai vietos failams ir dokumentams laikyti?
• Ar kitiems reikia susipažinti su šiais dokumentais?

[Nemokamas atsisiuntimas: 22 netvarkos panaikinimo strategijos]

Uždavus šiuos klausimus, sistemos natūraliai susiformuos. Geriausias būdas yra patogus nustatyti, prižiūrėti ir pasiekti. Čia yra keletas strategijų, kaip viską pradėti:

1. Organizuodami ir pildydami dokumentus pagalvokite apie praeitį / dabartį / ateitį.

• PAST žymi dokumentus, kuriuos turite saugoti, bet nereikia reguliariai jais naudotis. Pagalvokite apie mokesčius, draudimo polisus, senus sveikatos draudimo dokumentus. Jie gali būti laikomi bylų spintelėse, dėžėse ar net segtuvuose ir dedami į saugyklas.
• PRISTATYKITE tai, ko jums reikia, ir naudokitės DABAR. Į šią kategoriją patektų dabartiniai sąskaitos, medicininė informacija, kelionės planai. Šie daiktai turi būti jūsų „pagrindiniame nekilnojamojo turto“ dokumente. Staliniai failai ant jūsų namų biuro stalo, krepšiai ant jūsų virtuvės stalviršio ar net riedėjimo krepšelis, kurį galite perkelti iš vieno kambario į kitą.
• ATEITIS susideda iš dokumentų, kuriuos galiausiai gausite prieigą, bet ne dabar (būsimų kelionių planai, namų atnaujinimo planai ir kt.). Laikykite tuos, kur jie lengvai pasiekiami. Man patinka kurti segtuvus su skaidriomis plastikinėmis rankovėmis, kad galėčiau laikyti savo būsimas medžiagas.

2. Naudokite savo oro erdvę.
Tai tiesiog mano mėgstamiausias būdas tvarkyti dokumentus. Pakabinkite žurnalų laikiklius arba vielos rinkmenas ant sienos, kad efektyviai tvarkytumėte paštą ir kitus dokumentus. Oro erdvės naudojimas padeda išlaikyti svarbius dokumentus matomus ir įsimintinus. Pažymėkite pakabinamus failus, kad organizavimas būtų greitas ir paprastas. Arba naudokite erdvę sienai, kad sukurtumėte pranešimų centrą. Naudokite magnetines lentas, kamštieną, sauso trinimo lentas, kad galėtumėte greitai pasiekti dokumentus, kuriuos turėtumėte, ir darbų sąrašus, lengvai pasiekiamus šeimos tvarkaraščius.

[Savikontrolė: ar jūsų netvarka ir netvarkingumas nekontroliuojami?]

3. Kilus abejonėms, išmeskite.
Man tai šiek tiek šalta. Bet prieš bet kokį popierių patenka į mano namus, jis yra rūšiuojamas per perdirbimo šiukšliadėžę arba smulkintuvą. Daugelis popieriaus nėra asmeniniai, todėl nelaikykite jo tokiu. Atlikite griežtus pjūvius ir atsikratykite to, ko jums nereikia, kol tai neužims vietos jūsų namuose.

4. Kiek įmanoma, eikite į kompiuterius.
Apmokėkite sąskaitas internetu, nuskaitykite kvitus ir prisiregistruokite prie mobiliųjų programų programos, kurioje bus saugomi visi jūsų medicininiai įrašai. Kurkite aplankus savo kompiuteryje taip pat, kaip failų spintoje. Bet kokiu atveju jūs galite galvoti apie tai, kad sumažinsite gaunamą popierių, pašalinsite stresą ir pervargimą.

5. Vienas į, vienas į išorę.
Ši taisyklė galioja viskam, kas mums priklauso (taip, net popieriui), ypač jei gyvename mažose erdvėse. Blylynebeth, jūs paminėjote išsamią krūvą daiktų, kurie iš jūsų virtuvės į kambarį patenka į popierinį maišą. Išmintinga moteris kartą sakė, kad netvarka vėluoja priimti sprendimus. Man patinka žengti tą vieną žingsnį toliau ir paklausti, ar turite vietos viskam, ką norite išsaugoti? Ir jei taip, ar viskas turi konkrečius namus, kad žinotumėte, kur viskas eina? Kai paskiriame namus visam savo daiktui, mūsų organizavimo sistemos natūraliai seka.

[Papildymo redaktoriai dalijasi: produktai, kuriuos mes mėgstame!]

* „BOSTONMOM“, jūs taip pat paklausėte apie idėjas, kaip sukurti namų darbų sistemas jūsų 5-ajam greideriui. Peržiūrėkite stulpelį, kurį parašiau šia tikslia tema čia. Ir jei norite dar daugiau informacijos, apsilankykite mano svetainėje adresu orderoochaos.com.

---

Organizacijos guru Leslie Josel iš „Order Out of Chaos“ atsakys į klausimus PAPILDYMAS skaitytojams apie viską - nuo popieriaus griozdybių iki katastrofos zonos miegamųjų ir nuo darbų sąrašų sudarymo iki atvykimo laiku kiekvieną kartą.

Pateikite savo klausimus čia!

Atnaujinta 2018 m. Rugsėjo 20 d