Būk šeimininkas: 9 protingumo taupymo strategijos ADHD vadovams

Ami yra finansų įstaigos verslo plėtros vadybininkė. Ji valdo 30 žmonių filialuose trijuose miestuose. Jos dienos tvarkaraštį sudaro daugybė susitikimų su klientais ir individualių bei konferencinių pokalbių su darbuotojais, kurie jai atsiskaito, priėmimas. Jos el. Pašto dėžutė visada pilna, daugiausia todėl, kad atsakymų rašymas užtrunka per ilgai. Ji stengiasi laiku užpildyti ataskaitas. Ami pabrėžia peržiūros rezultatus, nes nekenčia neigiamų atsiliepimų apie darbuotojus.

Jim yra didelėje statybų firmoje projektų vadovas. Jis koordinuoja kelis projektus ir valdo dešimtis žmonių. Pusę jo darbo dienos sudaro susitikimų planavimas, kita pusė - jį sprogdina telefono skambučiai ir el. Laiškai, kuriems reikia jo dėmesio. Jo kabinete yra netvarka, todėl atlikti visus dokumentus, įrašus ir užduotis tampa sudėtingesnė. Nepaisant ilgų darbo dienų ir darbo savaitgaliais, jis negali susivokti.

Jimas ir Ami yra sėkmingi vadovai, kurie gerai moka savo darbą. Jie turi ADHD. Jie sunkiai vieniši. Kiekvienoje profesijoje yra tūkstančiai suaugusiųjų, sergančių ADHD, vykdomose ir vadovaujančiose pareigose. Ami ir Jim bei daugelio kitų, jų pozicijoje esančių, iššūkis yra išmokti gerai valdyti savo ADHD, kad jų darbai būtų mažiau streso ir alinantys. Žemiau yra keletas strategijų, kurios, jų manymu, buvo naudingos.

1. Parašykite savo darbo aprašymą

Dauguma darbuotojų turi aiškiai apibrėžtą darbą su konkrečiais tikslais ir struktūrizuota tvarka. Paprastai taip nėra vykdomosios pareigos, kur lūkesčiai ir atsakomybė yra laisvai apibrėžti ir neterminuoti. Jei kas nors nedavė jums aiškaus, struktūruoto darbo aprašymo, parašykite jį patys.

Kokios yra svarbiausios jūsų darbo pareigos? Kiek laiko reikia skirti kiekvienam iš jų? Kada jūs paskirstote laiką šioms prioritetinėms užduotims savo tvarkaraštyje ir kaip subalansuoti tvarkaraštį, kad užtikrintumėte, jog prioritetinės užduotys bus atliktos? Kokius konkrečius veiklos tikslus jūs siekiate pasiekti, ir kaip jūs nuosekliai stebite ir vertinate savo pažangą?

Netvarkingas vykdomasis asmuo greičiausiai bus visur, blaškomasis dėl smulkmenų ir eikvojamas laikas. Papildomas pavojus yra tai, kad be realių lūkesčių ir sveikų ribų vykdomojo vadovo darbas gali lengvai perimti jo (jos) gyvenimą. Tai, kaip atrado Jimas, yra perdegimo receptas.

2. Planavimas tampa svarbiausiu jūsų prioritetu

Skirkite laiko ilgalaikiam ir trumpalaikiam planavimui ir pagalvokite apie projekto turinį, kas ir kada. Daugelio ADHD vadovų problema yra ta, kad jie susipyksta spręsdami gaisrus ir nereikia laiko žiūrėti į priekį ir efektyviai planuoti. Ilgalaikis rezultatas dažnai būna katastrofa.

Džimas sužinojo, kad kuo efektyviau planavo, tuo mažiau gaisrų jam teko gesinti. „Svarbiausia mano, kaip vykdomosios valdžios, užduotis yra ne gaisrų gesinimas, bet prevencija, kad gaisrai neišplistų.“ Pagrindinė trumpalaikė veikla užduotys, tokios kaip susitikimai, yra suplanuotos jo planuotoju, su pranešimais ir priminimais, kuriuos dalyviams išsiunčia jo kabinetas asistentas. Ilgesnės trukmės ir sudėtingesni projektai yra planuojami išsamiai pasitelkiant projektų valdymo programinę įrangą, tokią kaip „Microsoft Project“.

3. Sumažinkite blaškymąsi

Kuo žmogus labiau atsiriboja ir kuo daugiau detalių jai reikia spręsti, tuo labiau reikalinga organizuota darbo aplinka. Padarykite tai nuolatine misija pašalinti ir sumažinti blaškymąsi ant jūsų stalo ir biure.

„Ami“ didžiausia problema buvo elektroninių laiškų srautas. Kiekvieną kartą sustojusi skaityti vieną, ji paaiškino: „Man buvo baisiai smagu grįžti į kelią.“ Buvo išeitis pati paskyrė el. pašto laikus skaitydama ir atsakydama į el. laiškus bei ignoruodama juos, kai jai reikėjo sutelkti dėmesį į kitus suplanuotus užduotys.

Jimo problema buvo ta, kad jo stalas susidūrė su stikline siena, kuri atrodė į didesnį biurų kompleksą. Sprendimas buvo pasukti jo stalą taip, kad jis atsidurtų nepermatomoje sienoje.

Veiksmingi vykdomieji atstovai; neveiksmingas ne. Norint tinkamai deleguoti, reikia aiškiai žinoti, kurios užduotys turėtų būti perduotos, o kurios ne. Paskirkite užduotis, kurias kažkas gali atlikti ne tik jūs, bet ir atlaisvinkite laiką ir energiją užduotims, kurioms atlikti reikalingos jūsų pačių žinios. Būkite jautrūs ir neperduokite užduočių, kurių darbuotojas nesugeba valdyti, ir palankiai vertinkite sąžiningą grįžtamąjį ryšį, jei atsiras tokių situacijų.

Norint tinkamai deleguoti, reikia pergudrauti savo pasididžiavimą. Jim'as nenorėjo deleguoti, nes „aš nenorėjau atrodyti, kad drebu“. Tai buvo sunkiau, bet nuobodžiau. Džimas atsisakė šio įpročio.

4. Sužinokite, kada pasakyti „ne“

Yra dvi pagrindinės priežastys, dėl kurių daugelis vadovų yra priblokšti dėl savo darbo. Jos gali būti neefektyvios, tokiu atveju sprendimas yra pagerinti produktyvumą įgyvendinant tokias įveikos strategijas, kaip čia paminėtos. Antroji priežastis, kodėl jaučiatės pervargusi, yra per daug darbo. Vienintelis perdėto įsipareigojimo sprendimas yra sumažinti savo darbo krūvį. Jei sumažinti nevaldomą darbo krūvį nėra išeitis - pavyzdžiui, jei aukštesnio lygio vadovybė nesutinka - ilgalaikis sprendimas gali būti susirasti kitą darbą.

Veiksmingas vadovas visada turėtų žinoti, ką galima padaryti ar ko negalima padaryti, ir atitinkamai prisiimti įsipareigojimus arba atmesti prašymus. Viena pasikartojanti Ami problema buvo ta, kad jos viršininkas paprašys jos susitvarkyti problemas, neatsižvelgiant į dabartinius projektus ant savo stalo. Jai reikėjo, ir galiausiai padarė, tapkite užtikrintai ir pasakykite savo viršininkui, „Aš galiu tuo pasirūpinti arba aš tuo pasirūpinti, bet aš negaliu to padaryti abu“.

Kita problema buvo per daug žmonių, pranešančių jai, prašymų pakeisti telefono susitikimus ar kitus suplanuotus įvykius. Tai sukėlė chaosą jos pačios grafike, ir ji turėjo pasakyti „ne“ tokiems prašymams.

5. Būk geras, ne tobulas

Peržiūrėję, pateikę prioritetus ir suplanavę savo dieną, padarykite visas pastangas, kad užduotys būtų atliktos per joms skirtą laiką. Ami linkusi pasimesti dėl smulkmenų ir skundėsi: „Aš visada bandau pertvarkyti informaciją“, kad ataskaitos ar el. Laiškai būtų tobuli. Jos perfekcionizmaskartu su jos atsiribojimu sulėtino jos produktyvumą iki melasos greičio. Tik priversdamas save sustoti pagal tvarkaraštį, nustatydamas žadintuvą, kuris įspėjo, kad ji turi 10 metų liko minučių, o paskui mesti užduotį, kai pritrūko laiko, - kad ji sugebėjo likti ant savo sunkios padėties darbo krūvis.

6. Laikykite susitikimus trumpus ir sutelktus

Nesvarbu, ar jūs rengiate vidinį, ar išorinį susitikimą, visada parengkite glaustą darbotvarkę ir jos laikykitės. Tai ne tik padeda tvarkyti informaciją, bet ir taupo laiką. Laikykite susitikimą griežtai susitelkusį į temą ir nukreipkite pokalbį į darbotvarkę, kai kiti (arba jūs!) Pasitraukite.

7. Nesijaudinkite dėl našumo apžvalgų

Daugelis ADHD sergančių žmonių yra malonūs ir jautrūs kitų diskomfortui ar skausmui. Ami nemalonumai dėl spektaklio apžvalgų kilo dėl jos rūpesčio konstruktyvi kritika kai kuriems žmonėms sukelia nepatogumų. Ji nustojo vilkinti, kai spektaklio apžvalgą pergalvojo kaip apie mokymo galimybę, o ne kaip konfrontaciją. Vertinimas tapo proga papasakoti savo darbuotojams, kaip efektyviau dirbti.

8. Kuras pats

Kai kyla pagunda dirbti per pietus, nedarykite to. Norint išlaikyti sveiką cukraus kiekį kraujyje, būtina skirti dėmesio ir susikaupti. Be mitybos, trumpas laikas, kurį suteikia pietų pertrauka, padeda išvengti protinio nuovargio popietėje.

9. Suplanuokite įprastas užduotis

Mandagių užduočių dažnai vengiama arba jos pamirštama, nebent jos tampa įpročiais. Suplanuokite nuolatinę atsakomybę įgyvendindami procedūrą, kurios laikotės nustatytu grafiku. Kiekvieną penktadienį vidurdienį pasukite į sąskaitą. Paprašykite biuro padėjėjo, kad jis jums primintų, jei pamiršite ar atidėkite. Šis pokytis padėjo Jimui ir Ami išlikti viršuje.

Atnaujinta 2019 m. Gruodžio 16 d